مهم جداً إن الفقرة الأولى من رسالتك تكون فاتحة للشهية وليست سلبية. وماذا تعني فاتحة للشهية وليست سلبية؟ فاتحة للشهية يعني تبدأ كلامك بجملة تجعل قارئ رسالتك يشعر إنه يريد أن يكمل الفقرة.
تعبّر عن سعادتك بتواصلك معه لأول مرة، أو تذكر سبب المراسلة، ولسيت سلبية بمعني اذا كنت تُرسل إيميل تلوم فيه شخص إنه أهمل في تأدية مهمة.
كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟
الكلام من البداية يجعل الشخص لدية قابلية بان يستقبله ويسمعه، لأن الرسائل السلبية في أول الرسالة تغلق نفسية المتلقي من الرسالة كلها، ولان " الكلام المكتوب" يوصّل٢٠% فقط من ما تريد توصيلة، فمن الممكن كلامك يُفهم بشكل أسوأ من ما تقصده! فاكتب بنِفس حلوة وبإسلوب تحترم فيه الذي توجه له رسالتك.
لا تكرر كلمة “أنا” فى رسالتك كتير، حاول التقليل منها، استبدلها بكلمات وضمائر آخرى (مثلاً: "كان من المفترض انه يكون في اجتماع مع فلان بالأمس" – بدلا من: "أنا كنت هقابل فلان أمس") لأن لغة الإيميل تكون متزنة وليست طاغي فيها "الأنا"، وذالك لو تريد كلامك يؤخذ على محمل الجد.
الرموز(مثل:& - thnx - ur ) غير رسمية بالمرة لا تحاول كتابتها في إيميل مهم، ممكن يتم كتباتها بينك وبين أصحابك، إنما الإيميلات الرسمية لا يصح لأنه ممكن يوصّل انطباع عنك إنك شخص غير جاد في عملك.
خاتمة الرسالة: بتوصّل فيها هدفك الرئيسي من الرسالة باختصار، أو بيتم من خلالها الإتفاق على شيء بعينه، بمعني:
لو تريد من الشخص الذي تراسله إرسال لك ملف أو يري سيرتك الذاتية.
Kindly check my resume in the attachments, Thanks.
لو من المفروض إرسال رأيك في شئ معين فتستأذن أن يرسله لك في معاد معين.
Please, await your feedback by today, Thanks.
أو تم تحديد مكان للمقابلة، فستحتاج منه تحديد ميعاد أو مكان للمقابلة.
I am looking forward to meeting you soon. This is my contacts info for further questions.
المهم أن تكون المهمة التى سيفعلها الشخص الذى ترسل إليه الرسالة واضحة. ضروري في الطلب تستخدام كلمات مثل: من فضلك please ، ورجاءاً kindly ، ويفضل تقول الطلب في إسلوب أدبي -غير مباشر- ومختصر. في نهاية رسالتك تقوم بشكره, وتقدم له تحية الختام (مثل: تحياتي أو بالتوفيق)
)Have a nice day - See you there - All the Best - Best Regards(
وتمضي بإسمك في السطر الذي يليه، مع معلومات التواصل معك (التليفون - البريد الإلكتروني):
Kindly check my resume in the attachments, Thanks.
Best Regards
Mohamed Abualkhier
Freelance Contents writer
+2043089784
m.abualkhier@example.com
الشكر والتحية والإمضاء مهمين جداً في آخر رسالتك قبل ما ترسلالإيميل بعض الامور لابد أن تعرفها منها, قبل ما تضغط على زر الإرسال Send وترسل رسالتك " الإحترافية" تأكد جيداً من عنوان رسالتك التى تكتبها في خانة الـ subject، اختاره بعناية شديدة، لا تكتب أي كلمتين أو تتركه فاضي! "العنوان" ممكن أن يجعل الشخص يقرر فتح رسالتك، أو يأجلها لوقت غير مسمى، أو لا يفتح الرسالة. فمثلاً، لو تُرسل السيرة الذاتية لشركة أو شخص. لا تكتفى فقط بكلمات زي my resume أو person's name cv ، إنما ممكن تكتب عنوان رشيق مثل:
Hello Mr. Mohamed, I am Contents writer.
