عندما تحتاج الشركات إلى اتخاذ قرارات مستنيرة، فإنها تعتمد على تقارير الأعمال.
تستخدم هذه التقارير الحقائق والبيانات لتحليل الأداء والخروج بتوصيات مستقبلية. عند قرآتك هذا المقال، سيكون بمقدورك تعلّم الآتي:
- ماهو تقرير العمل
- كيفية صياغة وتنسيق تقرير العمل
- هيكل تقرير العمل النموذجى
فيما يلى شرح مفصل عن كل ما يخص تقارير الأعمال وأهميتها.
ماهو تقرير العمل؟
تقرير العمل هى وثيقة عمل أو قائمة أو عرض واضح يحتوي على بيانات وحقائق مرتبطة بمشكلة او موضوع معين أو ظرف طارئ داخل بيئة العمل.
ويحتوي هذا العرض على تحليل منطقي واقتراحات خاصّة وتوصيات معيّنة، وتوجيهات تناسب نتائج التحليل.
تكون تقارير العمل مكتوبة ويتم الاستعانة بالادوات المناسبة لتوضيحها وتحقيق الهدف المرجو منها بفعاليّة.
وذلك لان التقارير تعتبر مصدراً أساسياً للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت.
وهي الأساس الذي يتم من خلاله اتخاذ القرارات الهامة في الشركة، ما يجعلها وسيلةً مساعدة على فهم الحقائق والتعرف على وضع الشركة في أحوال وظروف معينة أكثر من غيرها.
كيفية صياغة وتنسيق تقرير العمال
تلجأ الشركات في مرحلة اتخاذ القرارات إلى إعداد تقرير أعمال. وتتضمّن هذه التقارير الحقائق والأبحاث لدراسة البيانات وتحليل الأداء والخروج بتوصيات مستقبلية.
تتسم تقارير الأعمال بصياغتها الرسمية والموضوعية وإدراجها لحقائق واضحة ومعززة بمصادر قانونية ومعتمدة، سواءً كان التقرير يسلط الضوء على مسألة فردية أو على الشركة بأكملها.
هيكل تقرير الأعمال النموذجي
أولاً: أضف اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك وتاريخ التسليم. كما ننصح بإدراج عنوان مناسب للتقرير.
ثانياً: عزّز تقريرك بمعلومات خلفية حول الموضوع الذي سيدور حوله النقاش، إضافةً إلى بيان الغرض من التقرير ذاته.
ثالثاً: في قسم النتائج الرئيسية، اذكر الحقائق والبيانات ذات الصلة مستخدمًا قوائم أو جداول أو أي وسائط أخرى تساعدك على إبراز نقطتك.
كن واضحاً ودقيقاً، فالتقرير بأكمله يدور حول هذه المعلومات.
رابعاً: عند الوصول إلى خاتمة التقرير، قم بتلخيص النتائج الرئيسية وتفسيرها وتحديد المسائل المكتشفة مع البيانات والإجابة على أي أسئلة ذات صلة.
ثم ضع توصيات بالحلول المرجوة استناداً إلى ما قدمته. حاول أن تبقى موضوعيًا ومجردًا ومركزًا على منظور الشركة.
خامساً: وفي ما يتعلق بالمراجع، أدرج مصادر كافة البيانات التي استعنت بها، وذلك لمنح القارئ فرصة الاطّلاع على مصدر معلوماتك.
سادساً: قد تتطلب بعض الشركات تضمين ملخص تنفيذي في مطلع التقرير.
يحتوي الملخص التنفيذي على المعلومات الخلفية والنتائج الرئيسية والتوصيات التي تُدرج جميعها في قسم واحد.
يساعد ذلك القارئ على معرفة المعطيات البارزة بدون قراءة التقرير بأكمله.
قد تبدو تقارير العمل مربكة ومع ذلك يمكنك إعداد تقرير خاص بك.
قم بجمع الحقائق وتقديمها بأسلوب منظّم لتساعد شركتك على اتخاذ قرارات مدروسة.
أهمية تقارير الأعمال
1. تمثل التقارير حلقة وصل هامة بين صاحب العمل و الموظفين ، حيث يتم كتابة التقرير من قبل الموظفين للتعبير عن آرائهم و مقترحاتهم لتطوير العمل.
وكيفية تحسين أداء الشركة أو المؤسسة و النهوض بها عنطريق عرض واضح بمعلومات معينة ، و حقائق و بيانات متعلقة بموضوع أو مشكلة أو طارئ ما.
2. يكون التقرير في ضوء تحليل منطقي واضح ، و يعرض فيه الموظف اقتراحات خاصة و توصيات معينة ، أو توجيهات تتماشى مع طبيعة نتائج التحليل.
3. تعتبر التقارير هي مصدراً أساسياً للمعلومات القابلة للرجوع إليها في أي وقت ، و ركيزة أساسية للقرارات الهامة في الشركة.
4. تقارير الأعمل هى وسيلةً مساعدة أكثر من غيرها في فهم الحقائق ، و استيعاب وضع المؤسسة عند منحنيات معينة أو ظروف طارئة تعترضها.
