تعلم كيف تكتب بريد إلكتروني بشكل محترف بخطوات سهلة وشرح ومبسط جدا ورائع فى هذا المقال.
يُعد البريد الإلكتروني حجر الأساس لاتصالات الأعمال ويستخدم البريد الإلكتروني بشكل يومي في العمل، أو يتم التواصل الشخصي بين الافراد من خلاله.
ويوجد الكثير من المواقع تطلب إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك واختيار رقم سري لإعادة التواصل معك، أو إنشاء حساب لك على الموقع.
على مر السنين، طوّرت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال أسلوباً وهيكلاً يمكنك استخدامه للمساعدة في إنشاء رسائل أكثر فاعلية.
ما هو البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني، هو وسيلة حديثة للتواصل بين أفراد المجتمع، عن طريق إرسال رسالة عبر الإنترنت.
ويمكنك التواصل مع أي شخص تريده في جميع أنحاء العالم، وإرسال رسالة له من خلال البريد الإلكتروني ولابد من معرفة عنوان البريد الإلكتروني الخاص به، لتتمكن من مراسلته.
وبعد الكثير من تحديث وتطوير من خصائص البريد الإلكتروني يمكن في وقتنا الحالي إرسال، واستلام ملف متواجد في جهازك الشخصي سواء الحاسوب أو الهاتف.
ويمكنك ايضا بالإضافة الى إرسال رسالة نصية، ارسال فيديو، أو صورة عبر البريد الإلكتروني.
وجدير بالذكر أنه يمكنك إرسال الرسالة أو استلامها في حالة وجود اتصال بشبكة الإنترنت، وتظل في البريد الإلكتروني منتظرة لتقرأ في أي وقت.
أساسيات صياغة البريد الإلكتروني
بداية اذا كنت تستخدم البريد الإلكترونى فى حياتك اليومية مع الأصدقاء او افراد العائلة بشكل عام لا يشترط فيه صيغ ميعنة او تنسيق.
أما اذا كنت تستخدم البريد الإلكترونى فى الأعمال لابد ان تتعلم بإحترافية كيف تصيغ بريد الكترونى خاص بالأعمال بشكل محترف.
اعتُبر البريد الإلكتروني على مر العقود القليلة الماضية حجر الأساس لاتصالات الأعمال. وطوّر خلال ذلك الوقت أسلوباً وهيكلاً فريداً.
1- يجب أن تكون جميع الرسائل الإلكترونية الخاصة بالأعمال مباشرة وواضحة وسهلة القراءة.
ومع ذلك، يمكن أن تتباين الصياغة الرسمية لكتابتها وفق عوامل ذات صلة بشركتك أو قرّائك أو الموضوع أو أي عوامل أخرى.
2- مهما كانت الرسالة التي أنت بصدد كتابتها، تذكر أن تحافظ على أسلوب المهنية، فلا مجال للتراجع عن الرسالة الإلكترونية بعد النقر على زر "إرسال".
يمكن نسخ الرسائل الإلكترونية وإرسالها لآخرين بشكل غير محدود، فتأكد من اختيارك للكلمات بعناية.
3- أما في ما يتعلق بعنوان الرسالة، فاحرص على أن يكون مختصرًا ووصفيًا. فإذا كان مبهمًا أو غير مترابط، قد تفقد اهتمام القرّاء.
يتطلب إرسال كل رسالة إلكترونية تحديد مستلم واحد على الأقل، ولكن إذا كنت ترغب بإرساله لعدة مستلمين، يمكنك استخدام حقل نسخة طبق الأصل (CC).
سيبقي ذلك القرّاء الإضافيين على اطّلاع من دون إلزامهم بالرد.
4- احرص على إلقاء التحية بأسلوب موجز ووديّ وخاطِب المستلم باسمه إذا كنت تعرفه.
يفضَّل استخدام الاسم الأول إذا كنت تعرف المستلم ويمكنك كذلك استخدام اسم العائلة إذا كنت ترغب بتوجيه خطاب أكثر رسمية.
5- في نص الرسالة الرئيسي، ابدأ بنقطتك الأساسية لجذب انتباه القارئ واتبع أسلوبًا دقيقًا ومباشرًا في الكتابة.
إذا كنت بحاجة لرد من قرّائك، أضِف دعوة لاتخاذ إجراء ليعرفوا كيفية الرد على الرسالة.
وتأكد عند إرفاقك لملف في الرسالة الإلكترونية من ذكر ذلك في نص الرسالة المعنية.
6- عند الوصول لنهاية الرسالة، أضف عبارة وداع سريعة مثل "شكرًا لك" أو "مع أطيب التحيات"، ثم أضِف اسمك ومعلومات الاتصال بك.
شاهد أيضاً: كيفية كتابة مذكرة عمل واضحة بالأمثلة
ميزات البريد الإلكترونى
إن كتابة الرسائل الإلكترونية بأسلوب موجز ودقيق هي مهارة قوية يمكنك تنميتها مع الممارسة المستمرة. واظب على الكتابة والتعلّم وستصبح خبيراً في التواصل عبر البريد الإلكتروني.
فيما يلى بعض الميزات التى نستفاد منها عند استخدام البريد الإلكترونى:
1. يمكنك إرسال رسالة إلى أكثر من شخص في وقت واحد، لا يستوجب عليك إرسالها لكل شخص على حده.
2. يمكن إرسال الرسالة في أي وقت في اليوم، لا يوجد مواعيد محددة شرط وجود اتصال بالإنترنت فقط.
3. عبر البريد الإلكترونى لا تحتاج إلى الكثير من الوقت لوصول الرسالة، فيمكن أن تصل في نفس الدقيقة.
4. يمكن الاحتفاظ بعدد كبير من الرسائل وأرشفة العديد من الرسائل المهمة وتختلف أعداد الرسائل من بريد إلى بريد، على حسب الخدمة المقدمة.
5. كما يمكنك ارسال الرسائل فى اى وقت ايضا يمكنك استلام الرسائل في أي وقت.
6. يمكنك مراجعة توقيت إرسال أو استلام الرسائل لان البريد يحتفظ بها ويحتفظ بالتوقيت الخاص بها.
7. ومن أهم مميزات البريد الإلكتروني انه مجاني، ولا تحتاج إلى دفع المال لإرسال رسالة.
عيوب البريد الإلكترونى
مثلما ذكرنا مميزات البريد الإلكترونى يدب ان نعلمك انه يوجد بعض السلبيات والعيوب عند استخدام البريد الإلكتروني وهى كالتالى:
1. كثرة وصول رسائل الإعلانات، ولكن يمكنك التخلص منها بالضغط على خانة عدم المشاركة في أسفل الرسالة.
2. على عكس التواصل الصوتى عند إرسال رسالة الكترونية فأنت لا تفهم مشاعر الشخص والعكس صحيح، ويمكن أن يحدث سوء تفاهم عند قراءة الرسالة .
3. بالخطأ يمكن فتح روابط مجهولة الهوية مما يؤدي إلى إصابة البريد بفيروس ويمكن ان يصل إلى الجهاز الخاص بك سواء الهاتف أو الحاسوب.
وهذا ربما يؤدي إلى سرقة بياناتك الشخصية، أو يمكن ان تتعرض على الاحتيال وسرقة الأموال من بطاقتك الائتمانية.
4. تكاثر الرسائل في البريد الإلكتروني وازديادها مما يؤدي إلى تراكمها، ويمكن عند فتح البريد للإطلاع على رسائلك أن تضيع الرسائل المهمة بين باقي الرسائل.
لذلك عليك متابعة الرسائل أولا بأول، ولكن يوجد خاصية متاحة في البريد الإلكترونى وهى إنشاء مجلدات، وتعمل هذه المجلدات عن طريق تحديد جهة عند ارسالها رسالة تصل في مجلد محدد.
5. يجب ان يكون التطبيق محدث بإستمرار وأيضا يجب الإتصال مع شبكة الإنترنت لتتمكن من إرسال رسالة أو إستلام رسالة عبر البريد الإلكتروني.
شاهد أيضاً: كيف تكتب بريد إلكتروني لحجز غرفة باللغة الإنجليزية
