تعلم كيفية كتابة مذكرة عمل واضحة بالأمثلة من خلال هذا المقال وايضا يمكنك الإطلاع على المقالات السابقة بخصوص هذا المجال مثل : كيف تكتب بريد إلكتروني بشكل محترف.
تُعتبر مذكرات العمل أسلوباً مفيداً لموافاة الزملاء بآخر المستجدات أو تقديم إعلانات هامة في مكان العمل.
ماهى مذكرة العمل
المذكرة هى عبارة عن وسيلة إخبار مجموعة من الناس بمسألة معينة، مثل حدث أو سياسة أو مورد أو تشجيعهم على اتخاذ إجراء ما.
وجاءت تسمية كلمة "مذكرة" من الشئ الذى يجب تذكره ومراعاته.
ومذكرة العمل تعنى انها وسيلة لإخبار أو إعلام الموظفين او العاملين بالمؤسسات التجارية وقطاع الأعمال بالطوارئ او طلبات العمل وغيرها.
تختلف مذكرة العمل عن غيرها بأنها لابد ان تكتب فى سياق رسمى وداخل محتوى العمل ولا يجوز استخدام مصطلحات غير رسمية او مخالفة للوائح.
الأفضل والشكل الغالب لمذكرة العمل انها تكتب على الحاسوب ويتم تنسيقها ومعالجة النصوص الواردة فيها قبل طباعتها ونشرها.
سوف نشرح لك كيفية كتابة مذكرة عمل بشكل سهل وبيسط للغاية.
كيف تكتب مذكرة عمل
لموافاة زملائك بمعلومات أو إعلان هام في مكان العمل، يمكنك إرسال مذكرة عمل، فهي الوسيلة الأمثل لمخاطبة جمهور محدد ضمن سياق رسمي.
المذكرة هي وثيقة تصاغ غالباً باستخدام معالج نصوص وتتم طباعتها لنشرها. التنسيق مماثل لتنسيق البريد الإلكتروني: يبدأ عادة بعنوان يدرج أسماء المستلمين وتفاصيل أخرى.
شاهد أيضاً: 11 نصيحة حول كيفية الإستعداد لمقابلة العمل
محتوى العنوان في مذكرة العمل
فى بداية المذكرة لابد من تسميتها بإسم ( مذكرة ) فى منتصف الصفحة ثم ذكر التالى:
- إلى: يضم هذا الحقل اسم المستلم والمسمى الوظيفي على سبيل المثال:
- هانى محمد (مسئول الموارد البشرية).
- إذا كنت توجّه المذكرة لمجموعة مختصة، اذكر اسم المجموعة على سبيل المثال:
- قسم الموارد البشرية.
- مِن: يضم هذا الحقل اسمك ومسماك الوظيفي.
- التاريخ: يضم هذا الحقل التاريخ الكامل - الشهر واليوم والسنة.
- الموضوع: تأكد من صياغة الموضوع بشكل مختصر ووصفي.
تختلف مذكرات العمل عن الرسائل الإلكترونية أو الخطابات في عدم احتوائها على صيغ التحية مثل: "عزيزتي الآنسة"، بل يمكنك البدء مباشرة بالنص.
عند البدء بكتابة فقرة في المذكرة، احرص دائمًا على إضافة النقطة الرئيسية للفقرة أولاً.
ويمكنك استخدام تعداد نقطي أو رقمي لعرض النقاط أو القوائم بكل وضوح. سيساعد ذلك في إضفاء طابع مباشر وسهل المتابعة على كتابتك.
وبشكل عام، لا تحتوي المذكرات على عبارات وداع. ومع ذلك، قد يكون ملائمًا إدراج عبارة وداع بناءً على محتوى رسالتك أو أسلوب شركتك ويفضَّل أن تكون العبارة مختصرة.
تذكّر أن المراجعة والتنقيح عملية مهمة لضمان جودة أي وثيقة. قبل إرسال مذكرتك لجمهورك، لا تنسَ طلب رأي أحد الزملاء للتأكد من فعالية ومهنية رسالتك.
مذكرات الأعمال هي وسيلة فعّالة لنشر المعلومات بين الزملاء. ومع الممارسة والدراسة، تصبح مذكراتك أكثر فعالية ودقة بوقت قصير.
نصائح هامة فى كتابة مذكرات العمل
1. لابد من مراجعة محتوى المذكرة أكثر من مرة قبل طبعها وارسالها ويفضل ان يكون هناك شخص أخر مراجع يقوم بهذا الدور .
2. تجنب الأخطاء الإملائية لأنها تسئ الى الإدارة التى قامت بعمل المذكرة وربما تغير معانى بعض النصوص فيها.
3. النصوص الجاهزة ربما تساعدك على اظهار المذكرة بشكل محترف, ولكن عليك اختيار ما يتلائم مع المحتوى المطلوب وتأكد من صياغتها بشكل مثالى.
4. إحرص ان تكون المصطلحات رسمية وتجنب الخروج عن النص الرسمى.
5. اخيرا تجنب الإطالة فى محتوى المذكرة واختر بعناية الجمل المختصرة التى تعطى الوصف الصحيح والدقيق.
شاهد أيضاً: أهم النصائح التى تساعدك فى احتراف ونجاح العرض التقديمى
