فى هذا المقال سوف نعلمك بكل احترافية كيفية كتابة وتنسيق الرسائل التجارية وخطابات الأعمال.
قد تشعر عند كابة وتنسيق أي وثيقة عمل للمرة الأولى بأنها عملية شاقة. ولكن مع قليل من المساعدة والممارسة، ستنمي مهارة إصدار وثيقة عمل في إطار منظم ومهني.
كيفية تنسيق وثيقة عمل
التنسيق الصحيح لوثيقة العمل يحدث فرقاً كبيراً في جودة عملك.
خذ وقتك في تنسيق رسالتك وتنظيمها وستحصل على محتوى مهني وواضح وفعّال.
عند التعامل مع مواضيع العمل المهمة، يمكنك جذب انتباه القارئ من خلال تنسيق الوثيقة بأسلوب أنيق وإضافة التفاصيل الدقيقة.
إليك بعض التفاصيل المهمة عند تنسيق وثيقة العمل:
1. البساطة في التنسيق
إن مفتاح الحصول على تنسيق فعّال هو البساطة، حتى وإن كانت وثائقك تسلط الضوء على موضوع معقد.
فالتنسيق البسيط يبرز المحتوى ذاته ويجعله نقطة محورية، كما يُسهّل القراءة والتنقّل بين أقسامه.
2. تناسق الخطوط
استخدم الخطوط التقليدية، مثل: Times New Roman أو Arial، وتأكد من محاذاة النص لليمين واستخدم مسافة مفردة بين الفقرات.
عند اتباعك هذه الإرشادات، حافظ على تناسق المعلومات وترابطها طوال الوثيقة.
استخدم نوعاً أو نوعين من الخطوط في كل وثيقة وتأكد من أن مسافة الأسطر والمحاذاة في الوثيقة متناسقة.
3. إستخدام الرسوم البيانية بسلاسة
إذا استخدمت الرسوم البيانية مثل الصور والجداول في وثيقتك، تأكد من وضوحها وسهولة قراءتها.
يمكنك استخدام العديد من الرسوم البيانية، ولكن تفادَ إضافتها فقط لغرض تزيين الوثيقة.
قد تهيمن عناصر مرئية غير لازمة على الصفحة وتخفي رسالتك الأساسية.
الشكل العام للرسائل التجارية
عزيزى القارئ ربما تعلمت في المدرسة طريقة كتابة وتنسيق الموضوعات والرسائل التعليمية.
واذا كنت من اصحاب المؤهلات العليا ودرست جوانب قطاع الأعمال فينبغى ان تكون تعلمت الشق الخاص بالرسائل التجارية وانواعها .
والرسائل التجارية تتكون من أجزاء مختلفة. وتنسيق رسالة الأعمال بالطريقة الصحيحة هوا ماسوف نتحدث عنه فى هذا المقال.
يتم إرسال الرسائل التجارية لعدة أنواع من الأسباب. مثل إرسال الأعمال التجارية لعملائها أو لغيرها من الشركات التي يعملون بها، مثل الشركاء البائعين أو النقل والإمداد.
كتابة الرسائل التجارية لرجال الأعمال لأغراض رسمية أيضا.
1. المعلومات للمرسل
من المهم أن تعرف كيفية معالجة رسالة أعمال بشكل صحيح، خاصة إذا كنت تتوقع ردا.
يتضمن هذا القسم الخاص بك العنوان الكامل، رقم الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني.
بعض الناس يكتبون اسمهم الكامل في الجزء العلوي من هذه القائمة، ولكن البعض الآخر يعتقدون أنها زائدة عن الحاجة لأن كنت سوف توقيع الرسالة مع اسم الخاص بك على أي حال.
لا تحتاج إلى تضمين هذا إذا كان الورق الذي تستخدمه لترويسة.
2. التاريخ
كتابة الشهر والتاريخ، والسنة (مثلاً 4 أغسطس 2022) إذا كنت تقوم بإرسال رسالة لأحد الشركات او المؤسسات.
3. المرسل إليه
وتشمل معلومات المستلم، بدءاً باسمهم، متبوعاً المسمى الوظيفي والعنوان الكامل.
حدد الشخص المستلم باستخدام السيدة، السيد، أو استخدام أي لقب الوظيفة المناسبة حسب الاقتضاء
يمكنك أيضا إضافة التالى:
- الاسم
- المسمى الوظيفي
- عنوان الشركة شارع
- المدينة، الدولة، الرمز البريدي
- البلد (اختياري)
4. التحية
التحية المستخدمة في القسم المرسل إليه لا يجب أن تكون هي نفسها كتلك المستخدمة هنا.
كل ذلك يتوقف على سياق الرسالة الخاصة بك والشخص المرسل ايه بالنسبة لك.
مثلا: عميد كلية الحقوق قد يكون احد أقاربك،يمكنك ان تتغاضى ن التحية الرسمية.
ولكن إذا كنت تكتب له بصفة رسمية، فمن الأفضل إذا كنت تستخدم التحية "عميد (اسم العائلة)" أو "الدكتور (اسم العائلة).
ملحوظة:
- يجب أن يكتب الألقاب العسكرية والدينية كما هو.
- إن لم تكن متأكداً من الجنسين للمستلم؟ لا تستخدم السيد أو السيدة، فقط اكتب "عزيزي" متبوعاً الاسم الكامل.
- إذا كنت لا تعرف من الشخص المسؤول المحدد، "إلى من يهمه الأمر" سوف تقوم بالغرض.
- يمكنك أيضا مخاطبة الإدارة أو المجموعة التي سوف تتعامل مع الرسالة، مثل "أعضاء اللجنة التعاقد مع" أو "إدارة جمعية عمارات".
- دائماً في نهاية التحية ضع نقطتين، لا فاصلة.
5. النص ( نص الرسالة)
عادة ما تتألف من فقرات قصيرة واحدة إلى ثلاث، مع وجود نية محددة كل النص الأساسي للرسالة ونظمت للوضوح.
أ. مقدمة
يشرح السبب في الرسالة وما تريد تحقيقه مع ذلك. إذا كان المستلم لا يعرف من أنت، يمكنك أيضا ذكر الاتصالات المتبادلة هنا.
ب. الفقرة الثانية
يعطي المزيد من التفاصيل حول الطلب الخاص بك، مثل الخطوات التي كنت قد اتخذت أو الرسوم المدفوعة.
وفي حالة التسويق أو رسائل طلب الوظيفة، هو الفقرة الثانية حيث كنت سوف تبيع المنتج كنت تعزيز أو التطبيق الخاص بك.
ج. الفقرة الثالثة
هذة الفقرة اختيارية ويتم تضمينها في حالات حيث الفقرة الثانية ليست كافية لشرح الموقف بالكامل.
د. إغلاق الرسالة ( ختام )
ويشمل الإغلاق واحد أو اثنين من الجمل التي تطلب من المتلقي اتخاذ أي إجراء مطلوب في رسالتكم، وشكرا لهم على قراءة البريد الخاص بك.
أمثلة لإغلاق الرسالة التجارية
1. الختام الرسمى
كالعادة لابد من كتابة يرجى التواصل عبر (البريد الإلكتروني) أو الاتصال بي في (هاتف عملك) لجدولة اجتماع. شكرا لاهتمامكم.
إذا كنت بحاجة لبحث أي شيء مع لي أو الفريق، من فضلك لا تتردد في الاتصال بنا على (الهاتف الخاص بك). نحن دائماً في خدمتكم.
2. الختام الاطرائي
الختام الاطرائي عبارة تسجيل الخروج قبل التوقيع الخاص بك.
كنت قد حصلت على الكثير من الخيارات هنا، ولكن بشكل عام يجب تجنب تلك التي تدل على التقدير أو الشكر في الرسائل حيث يمكنك أنت لا يطلب أي شيء.
3. التوقيع
تأكد من ترك مسافات واحدة على الأقل أربعة بين الاسم الخاص بك وإغلاق الرسالة حتى يكون هناك متسع كاف للتوقيع الخاص بك.
قد تحتاج لتشمل المسمى الوظيفي الخاص بك، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني العنوان أدناه اسمك بالكامل أيضا.
4. مرفقات
قبل عصر البريد الإلكتروني، كتب الناس "المرفقات" في الجزء السفلي من الرسائل التجارية للإشارة إلى أن المغلف يتضمن وثائق أخرى.
كما أنها تفكر في النسخة المطبوعة من "انظر المرفقات" لرسائل البريد الإلكتروني.
تتم الإشارة إلى مرفقات في أسفل يسار الرسالة، وزوجين من ممنوع التوقيع الخاص بك، متبوعاً بقائمة بالوثائق المدرجة أدناه.
أنواع الرسائل التجارية
1. رسالة شكوى
يمكن كتابة جميع الشكاوى وتنسيقها بشكل صحيح على النحو الذى شرحناه ولكن هنا يضاف مصطلحات مختلفة مثل ( اسم صاحب الشكوى - الشكوى ضد - محتوى الشكوى ) وهكذا.
ثم هناك نوع اخر غير مكتوب مثل الشكاوى التى تأى عبر مكالمة على الخط الساخن لخدمة العملاء في الشركة.
لا يكفي لجميع هذه الشكاوى، رسالة مطبوعة بالشكوى لابد من الجواب المباشر .
2. استقاله
رسالة الإستقالة هى ما يرسلها الموظفين إلى رئيسهم عندما يريدون إنهاء مهمتهم.
وفي معظم الحالات، ستحتاج للسماح لمدة 14 يوما على الأقل أو أسبوعين قبل موعد المغادرة الرسمية من الشركة.
3. خطاب
تحدثنا فى مقال سابق عن نوع منها وهو الخطاب التعريفى عبارة عن إرسال رسالة مغلفة مطبوعة جنبا إلى جنب مع السيرة الذاتية اشرح بإيجاز لماذا كنت مرشحا جيدا لهذه المهمة.
رسائل تغطية جيدة تشبه المقبلات بمعنى أنه يعطي المسئولين إحساس بما يمكن أن نتوقع من أنت، دون تكرار بالضرورة ما هو بالفعل على السيرة الذاتية الخاصة بك.
4. رسالة التوصية
يتم إرسال رسائل توصية للتحقق من كفاءة مقدم الطلب مع صاحب العمل السابق أو مديره.
وفي بعض الحالات، هذه التوصيات ليست أكثر من قوالب تم إنشاؤها بواسطة شخص من الموارد البشرية بعد ملء الفراغات حول الموظف مثل تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
إذا كنت تكتب رسالة لموظف جيدة، فمن الأفضل ان تتجاوز القالب وتكتبها بنفسك لإظهار قيمة اعلى .
5. رسالة لطلب المعلومات
يتم إرسال رسائل تطلب فيها للحصول على معلومات غالباً ما للشركات الأفراد أو ممثلو الشركات الأخرى عندما يريدون المعلومات المتعلقة بمنتج معين أو خدمة.
يمكن كتابة هذه الرسائل إلى مكاتب الحكومة عند طلب معلومات بشأن التقدم بطلب للحصول على تصريح أو الاستفسار عن إجراءات حكومة.
6. تعديل أو تغيير حرف
هل تلقيت رسالة تفيد بتعديل تاريخ استحقاق فاتورة الهاتف الخاص بك، أو أنه تم تغيير المبلغ الذي كنت تدفع من أي وقت مضى؟
تلك هى رسالة التعديل التى نتحدث عنها. أنها ليست كل شيء عن تواريخ ومبالغ فقط بل يمكن تستخدم أيضا عندما تريد الشركات إعلام العملاء حول التغييرات في المنتج أو الخدمة.
7. الإعلانات والدعوات
الإعلانات عن المنتجات الجديدة، والمناسبات الخيرية هي نوع من الرسائل التجارية.
رسائل إعلان عن رئيس تنفيذي جديد للشركة، وحتى تلك التي يدعوك لاتفاقية أيضا تندرج في إطار رسائل الإعلان عن الأعمال.
يتم إرسال هذه الرسائل أما كمذكرة داخلية حيث يكون جميع الموظفين على علم بالتغييرات داخل الشركة، أو إعلان لأصحاب المصلحة في الشركة.
نصائح هامة اثناء ارسال الرسائل التجارية
1. لابد من استخدام مظروف أعمال إذا كنت تقوم بإرسال رسالة عن طريق البريد.
2. استخدام مظروف مع شعار الشركة الخاص بك حيث يمكن المستلم التعرف فورا على الشركة الخاصة بك والتأكد انها موثوقة.
3. إذا لم تكن متأكداً من ما إذا كان الأفضل لك الكتابة يدوى ام لا ، فى هذه الحالة عليك أن تستخدم الطابعة ومعالج النصوص لطباعة العنوان على المغلف أفضل.
4. يجب إرسال الوثائق الهامة والحساسة للوقت رسائل عبر البريد السريع.
والآن لابد انك قد تعلمت كيفية تنسيق رسالة، يمكنك البدء في إرسال خطابات الأعمال التجارية الخاصة بك.
