كيف تُحسّن إدارتك للوقت
إذا أردت أن تُحسّن إدارتك للوقت، عليك أن تضع أهدافًا لما تريد تحقيقه خلال فترة زمنية مُحددة، وإعطاء الأولوية للمهام التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام.
تطرأ خلال اليوم أمور كثيرة من شأنها أن تُشتت التركيز عن العمل.
قد تكون أمورًا بسيطة مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، أو الرد على أسئلة الزملاء، أو حتى التفكير الطويل في المهام، ولكن كلها تتراكم وتسبب في النهاية هدرًا في الوقت.
إذا كنت تعمل في مكتبٍ صاخب، أو لا تملك المعدات اللازمة لأداء وظيفتك بكفاءة، قد يعني ذلك أنّ بيئة العمل نفسها تشتت تركيزك.
أو قد يعود السبب في تراجع إنتاجيتك إلى أنّ أجزاء أساسية من يومك تتطلب الوقت مثل التنقل من وإلى الاجتماعات.
ولكن سواء كان هدر الوقت ناتجًا عن المُمَاطَلَة أم عوامل خارجية أم إلهاءات في العمل، من المهم تحديد أسبابه أوّلاً للتمكن من زيادة الإنتاجية.
تحديد أسباب إهدار الوقت
1. ابدأ بتسجيل الملاحظات حول مقدار الوقت الذي تقضيه لإكمال المهام الفردية، فتسجيل عدد الساعات التي تمضيها في إتمام مهامك اليومية هو خطوة شديدة الأهمية للتأكد من أنك تحقق الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لك.
2. حاول أن تنشئ جدولًا زمنيًا أو سجلًا يوميًا، وذلك باستخدام أدوات على الإنترنت مثل جدول بيانات، أو بالطريقة التقليدية عبر التدوين على مفكّرة.
مفتاح النجاح هُنا هو تدوين كل التفاصيل أي كل مهمة أو حالة إلهاء أو مكالمة أو فترة استراحة.
والأمثل هو أن تسعى إلى جمع هذه المعلومات على فترة ممتدة من الزمن (مثل أسبوع أو اثنين) للحصول على رؤية دقيقة حول كيفية استخدامك للوقت.
3. تتحقق من جميع عوامل الإلهاء التي كنت قد حددتها، ثم أن تفكّر في كيفية تقليصها.
يمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية على الإنترنت مثل Asana وBasecamp و Google Keep في إنشاء قوائم مهام رقمية لإدارة مهامك والتخطيط ليومك.
بعض هذه الأدوات حتى يتيح لك تفويض المهام للآخرين، أو يرسل إليك تذكيرًا عندما تقترب المواعيد النهائية.
الكثير من تلك الأدوات متوفر مجانيًّا، وبعضها يقدّم نُسخًا مجانيّة للفِرق الصغيرة.
4. من المهم أن تبقى واقعيًّا، فمحاولة إتمام الكثير قد يؤدي إلى تراجع إنتاجيتك ويسبب لك الإحباط؛لذلك ابدأ بإنشاء قائمة بالمهام ذات الأولوية سواء على الورق أم باستخدام إحدى الأدوات على الإنترنت التي ذكرناها.
وفي كل مرة تضع علامة إلى جانب المهام التي تنجزها، سيكون ذلك حافزًا قويًا لإتمام الأمور.
نصائح لزيادة إنتاجيتك اليومية
إليك أفضل 5 نصائح يمكنك تطبيقها على نظامك اليومي لمساعدتك في زيادة إنتاجيتك اليومية:
1. لا تدع تركيزك يتشتت أثناء الاجتماعات:
احرص على تجنُّب الاجتماعات غير الضرورية التي لا تتطلب وجودك أو لا تُفيدك.
2. وقتك ثمين:
فاستثمره بذكاء، إذا كنت أنت من يحدد جداول الاجتماعات.
شارك مع زملائك توقعات واضحة، وأعدّ كل المواد المرجعية مُسبقًا، واحرص على بدء وإنهاء الاجتماعات في الوقت المحدد.
3. أنشئ قوائم بالمهام اليومية:
حاول أن تكتسب عادة إنشاء قائمة بالأولويات لكل المهام التي عليك إنجازها يوميًا.
قد يبدو الجلوس على مكتب طوال اليوم مُثمرًا، ولكن إذا توقفت لمدة 5-10 دقائق كلما شعرت بالتعب، هذا سيُعزز تركيزك، خاصة إذا مارست بعض تمارين تليين العضلات أو مشيت قليلًا في المكتب.
4. تخلص من كل ما قد يلهيك عن العمل:
كن واضحًا أمام الآخرين بأنك تفضل ألا يقاطعك أحد، أو انتقل إلى مكان مختلف من المكتب حتى تظل بعيدًا عن مصادر الإلهاء.
5. احصل على القسط الكافي من النوم:
يمكن لقلة النوم أن تؤثر على طريقتك في العمل لذلك حاول أن تنال قسطًا مريحًا من النوم ليلًا ليجعلك مُستعدًا لليوم التالي.
الخلاصة
أن تزيد إنتاجيتك لا يعني بالضرورة أن عوامل الإلهاء اليومية ستختفي كلها، بل ستظل مضطرًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني والإجابة عن الأسئلة وحضور الاجتماعات.
ولكن عليك أن تكون قادرًا على العمل بأعلى مستوى من الإنتاجية بين حالة الإلهاء وغيرها.
العمل على تحسين إدارتك للوقت يمكنه أن يكون مُفيدًا على الصعيدين الشخصي والمهني؛ بدءًا من تقليل الضغط والحد من الأخطاء وصولاً إلى زيادة إنتاجيتك.
فكّر في ما يسبب لك هدرًا في الوقت في اليوم، وفكِّر في الخطوات التي يمكنك أن تُنفّذها للحد منه.
